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CIRCUS ZAPPELINO · GESAMTSCHULE KÖLN HOLWEIDE

Datenschutzerklärung

Stand: 24. Oktober 2026

Gesamtschule Köln Holweide
Burgwiesenstraße 125
51067 Köln
Deutschland

Vertreten durch die Schulleitung:
Stefanie Bertram, kommissarische Schulleiterin

Telefon: 0221 / 96953-0
E-Mail: 183726@schule.nrw.de

Kontakt zum Ticketbüro: ticket@circus-zappelino.de

Behördliche Datenschutzbeauftragte für die Schulen der Stadt Köln
E-Mail: datenschutz-schulen@stadt-koeln.de
Schulamt für die Stadt Köln
Willy-Brandt-Platz 3
50679 Köln

Diese Erklärung informiert über die Website des Circus Zappelino einschließlich Galerie, Ticketbuchung, Zahlungszuordnung, Ticketversand und geschütztem Verwaltungsbereich. Buchungsdaten werden ausschließlich zur Abwicklung der gebuchten Veranstaltung und zur Erfüllung damit verbundener gesetzlicher Pflichten verwendet. Wir nutzen diese Daten nicht für Werbung und verkaufen sie nicht.

Hosting und E-Mail-Versand erfolgen über die IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland. Beim Aufruf werden die zur Übertragung erforderliche IP-Adresse sowie technische Anfragedaten verarbeitet. Dazu gehören aufgerufene Seite oder Datei, Zeitpunkt, Browser, Betriebssystem, Referrer, übertragene Datenmenge und Statusmeldungen. Dies dient der Auslieferung, Fehleranalyse und Sicherheit des Schulangebots. Rechtsgrundlage für die Erfüllung dieser öffentlichen Aufgabe ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. e, Abs. 3 DSGVO in Verbindung mit § 3 Abs. 1 DSG NRW.

Nach den Produktinformationen von IONOS werden Besucherdaten für acht Wochen gespeichert und IP-Adressen für die angebotenen Besucherauswertungen direkt anonymisiert. IONOS stellt darüber hinaus cookiefreie WebAnalytics-Auswertungen zu Zugriffen und technischer Nutzung bereit. In der Website sind keine zusätzlichen Werbetracker, Google Analytics, externen Schriftarten, eingebetteten Karten oder externen Social-Media-Plugins eingebaut. Bilder und Anwendungsskripte werden vom eigenen Webangebot ausgeliefert; für die Darstellung werden Systemschriften verwendet.

Beim bloßen Lesen der öffentlichen Seiten setzt die Anwendung kein Sitzungs-Cookie. Erst beim Absenden einer Ticketbuchung oder beim Aufruf von Anmeldung beziehungsweise Installation wird das Cookie „zappelino_session“ benötigt. Es enthält eine zufällige Sitzungskennung und dient insbesondere dem Schutz vor gefälschten Formularanfragen und der sicheren Anmeldung. Es wird als Sitzungs-Cookie ohne dauerhafte Gültigkeit gesetzt; seine Lebensdauer endet grundsätzlich mit der Browser-Sitzung. Die Anmeldung endet außerdem bei Abmeldung oder nach Ablauf der Inaktivitätsfrist.

Die Speicherung beziehungsweise der Zugriff für diese ausdrücklich angeforderten Funktionen ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG unbedingt erforderlich. Die anschließende Verarbeitung erfolgt für die Buchungsabwicklung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO und für den sicheren Betrieb des Schulangebots nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DSGVO in Verbindung mit § 3 Abs. 1 DSG NRW. Sie können Cookies im Browser löschen oder blockieren; Buchung und Anmeldung sind dann gegebenenfalls nicht nutzbar.

Bei einer Buchung verarbeiten wir den Namen und die E-Mail-Adresse der bestellenden Person, bei Schulveranstaltungen zusätzlich den Schulnamen, sowie Veranstaltung, Termin, Kartenkategorien, Kartenanzahl, Preise, Buchungsnummer und Zahlungsstatus. Namen der einzelnen Besucherinnen und Besucher werden im Buchungsformular nicht abgefragt. Diese Pflichtangaben sind für die Onlinebuchung erforderlich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO; gesetzlich erforderliche Nachweise werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO aufbewahrt.

Die Zahlungsaufforderung und nach bestätigter Zahlung das Ticket werden an die angegebene E-Mail-Adresse versandt. Der Ticketlink ist mit einer zufälligen Kennung geschützt. Geben Sie diesen Link nur an Personen weiter, die das Ticket verwenden sollen. Für einen erneuten Versand werden die vorhandenen Buchungsdaten genutzt. Die Kenntnisnahme dieser Datenschutzhinweise ist keine Einwilligung in Werbung.

Für Überweisungen sind die beteiligten Banken weitere Empfänger. Beim Kontoauszugsabgleich werden Zahlungsdatum, Betrag, Verwendungszweck und gegebenenfalls eine Transaktionskennung verarbeitet; diese Informationen erhalten wir aus den Kontoauszügen unserer Bank. Eine eindeutige Buchungsnummer und der passende Betrag ermöglichen die automatische Zuordnung. Unklare Fälle werden durch berechtigte Mitarbeitende geprüft. Es findet keine werbliche Profilbildung und keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

Zum Begrenzen missbräuchlicher Anmelde- und Buchungsversuche verarbeitet die Anwendung kurzlebige Zähler. Die IP-Adresse wird hierfür mit einem geheimen Schlüssel in einen zeitlich begrenzten Prüfwert umgewandelt; sie wird in diesen Zählern nicht im Klartext gespeichert. Abgelaufene Zähler werden beim nächsten Datenbankzugriff entfernt. Dies dient der Sicherheit des öffentlichen Schulangebots auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DSGVO in Verbindung mit § 3 Abs. 1 DSG NRW.

Im Verwaltungsbereich werden für berechtigte Konten Name, E-Mail-Adresse, Passwortprüfwert und Sitzungsinformationen benötigt. Administrativer Zugriff auf Buchungen und Versandprotokolle erfolgt nur zur Erfüllung der jeweiligen Aufgaben. Passwörter für Verwaltungszugänge werden als Prüfwerte gespeichert; hinterlegte SMTP-Passwörter werden verschlüsselt gespeichert. Verwaltungsdaten werden nur so lange vorgehalten, wie der Zugang und die zugehörige Aufgabenwahrnehmung erforderlich sind.

Wenn Sie uns per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten und den Inhalt Ihrer Anfrage zur Bearbeitung. Bei Fragen zu einer Bestellung erfolgt dies nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO; bei sonstigen schulbezogenen Anliegen nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DSGVO in Verbindung mit § 3 Abs. 1 DSG NRW. Nicht mehr benötigte Korrespondenz wird nach Abschluss des Anliegens gelöscht, soweit keine Nachweis-, Aufbewahrungs- oder Archivpflicht beziehungsweise ein erforderlicher Rechtsverfolgungszweck entgegensteht. Eine unverschlüsselte E-Mail ist nicht für besonders schutzbedürftige Informationen geeignet.

Erkennbare Personenaufnahmen werden im Rahmen der erteilten Einwilligungen veröffentlicht; bei Minderjährigen werden die erforderlichen Einwilligungen der Sorgeberechtigten berücksichtigt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Sie können eine Einwilligung jederzeit für die Zukunft über die oben genannten Kontaktwege widerrufen. Die bisherige Rechtmäßigkeit bleibt hiervon unberührt. Betroffene Aufnahmen werden anschließend entfernt, soweit keine andere rechtliche Grundlage oder vorrangige gesetzliche Pflicht besteht. Öffentlich sichtbare Bilder können von Dritten gespeichert werden; solche fremden Kopien können wir technisch nicht vollständig zurückrufen.

Zugriff erhalten die für Organisation und Abwicklung zuständigen Personen der Schule sowie, soweit erforderlich, der Schulträger und die mit Hosting und E-Mail beauftragte IONOS SE als Auftragsverarbeiter im Rahmen von Art. 28 DSGVO. Banken, zuständige Stellen und zur Wahrnehmung erforderlicher Rechtsansprüche hinzugezogene Stellen erhalten nur die hierfür notwendigen Angaben auf der jeweils einschlägigen Rechtsgrundlage. Eine Weitergabe für fremde Werbezwecke findet nicht statt.

Die Anwendung bindet keine Dienste ein, für die sie gezielt Buchungsdaten an Anbieter außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt. Bei E-Mail-Zustellungen hängt der weitere Übertragungsweg auch vom E-Mail-Anbieter der empfangenden Person ab. Für dessen eigene Verarbeitung gelten dessen Datenschutzhinweise.

Kontaktdaten und personenbezogene Mailprotokolle werden nach Durchführung der Veranstaltung und vollständiger Abwicklung gelöscht, sobald sie nicht mehr benötigt werden. Die berechtigte Verwaltung löst diesen Abschluss aus; es erfolgt keine automatische Löschung allein durch Erreichen des Veranstaltungsdatums. Dies umfasst auch Buchungen im Papierkorb. Offene Zahlungen, Rückfragen und erforderliche Nachweise sind vorher zu klären. Temporäre CSV-Vorschauen sind höchstens 24 Stunden zur Bearbeitung nutzbar und werden nach Fristablauf beim nächsten Datenbankzugriff entfernt; beim Abschluss einer Veranstaltung werden noch gespeicherte Vorschauen ebenfalls gelöscht.

Buchungsnummern sowie erforderliche Karten-, Betrags- und Zahlungsnachweise dürfen nur im notwendigen Umfang weiter aufbewahrt werden. Soweit kommunale Haushaltsvorschriften anzuwenden sind, gelten insbesondere § 59 KomHVO NRW mit sechs Jahren für Belege und sonstige Unterlagen und zehn Jahren für Bücher. Soweit zusätzlich steuerrechtliche Pflichten greifen, sind die jeweiligen Fristen nach § 147 AO zu beachten, insbesondere acht Jahre für Buchungsbelege. Fristbeginn und gegebenenfalls längere Fristen richten sich nach der jeweils einschlägigen Vorschrift. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO. Nicht mehr benötigte Daten werden nach Wegfall dieser Gründe gelöscht; gesetzliche Archiv- und Anbietungspflichten bleiben unberührt.

Sicherungskopien dienen ausschließlich der Wiederherstellung bei Datenverlust. Die von der Anwendung angelegten Datenbanksicherungen werden beim bestätigten Löschen der Kontaktdaten mitbereinigt. Automatische IONOS-System-Backups stehen nach Anbieterangaben höchstens 14 Tage zur Verfügung. Gesonderte eigene Sicherungen, Originalbelege, heruntergeladene Exporte und Kopien in Postfächern unterliegen demselben Zweckbindungs- und Löschkonzept und werden gesondert nach Wegfall ihres Zwecks beziehungsweise dem Ende einer erforderlichen Aufbewahrung gelöscht. Aufzubewahrende Nachweise werden vor der Löschung der operativen Kontaktdaten ordnungsgemäß gesichert.

Nach einer endgültigen Löschung bleiben ausschließlich schlüsselgeschützte Sperrprüfwerte zu gelöschten Kennungen und Buchungsnummern erhalten. Sie enthalten keine Namen, E-Mail-Adressen oder Zahlungsbeträge und verhindern, dass alte Buchungsanfragen erneut ausgeführt oder gelöschte Buchungsnummern wiederverwendet werden. Diese Sicherung der Datenintegrität erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DSGVO in Verbindung mit § 3 Abs. 1 DSG NRW für die Dauer des Betriebs dieses Buchungssystems.

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie Rechte auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Die Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt rechtmäßig.

Soweit Daten zur Wahrnehmung einer öffentlichen Aufgabe verarbeitet werden, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation nach Art. 21 DSGVO widersprechen. Die Verarbeitung wird dann beendet, sofern keine zwingenden vorrangigen Gründe oder erforderlichen Rechtsansprüche entgegenstehen. Für die Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an die verantwortliche Schule oder den Datenschutzbeauftragten; erforderlichenfalls wird Ihre Identität in angemessener Weise geprüft. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten können einer sofortigen vollständigen Löschung entgegenstehen.

Sie können sich nach Art. 77 DSGVO bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem gewöhnlichen Aufenthaltsort, Ihrem Arbeitsplatz oder am Ort eines vermuteten Verstoßes. Für dieses Schulangebot ist die LDI NRW die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211 / 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Internet: https://www.ldi.nrw.de

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